Personvern

Personvernerklæring

Sist oppdatert: 16. september 2026

1. Hvem er ansvarlig?

Elapse AS (org.nr. 932 480 999 MVA), Tananger, er behandlingsansvarlig for nettsiden, appen og henvendelser til oss.

For påmelding, deltakerlister og resultater er Elapse AS og arrangøren av det aktuelle arrangementet felles behandlingsansvarlige. Arrangøren bestemmer hvilke opplysninger arrangementet trenger, og Elapse drifter påmelding, tidtaking og publisering. Vi har fordelt ansvaret slik:

• Elapse AS er kontaktpunkt for spørsmål om personvern og for å utøve rettighetene dine, og sørger for sikker drift av systemene.
• Arrangøren er ansvarlig for egen bruk av opplysningene, for eksempel kommunikasjon med deltakerne før og etter arrangementet.

Du kan uansett henvende deg til hvem av oss du vil – vi sørger for at henvendelsen blir fulgt opp.

2. Påmelding og deltakelse

Når du melder deg på et arrangement vi leverer tidtaking til, behandler vi disse opplysningene:

Personopplysninger – navn, kjønn, fødselsdato og nasjonalitet

Navn, kjønn og fødselsdato trengs for å identifisere deg og plassere deg i riktig klasse i resultatlistene. Nasjonalitet brukes til å vise deltakelse fra ulike nasjoner og i enkelte klasser der det har betydning.

Kontaktinformasjon – e-post, telefon og adresse

• E-post brukes til bekreftelse og kvittering for påmeldingen, og til viktig informasjon om arrangementet, som endringer i tidsskjema eller avlysning.
• Telefonnummer brukes til SMS med resultat når du kommer i mål (der arrangementet tilbyr det), og til å kontakte deg før, under eller etter arrangementet ved behov.
• Adresse trengs for å kunne utstede gyldig kvittering.

Ønsker arrangøren å sende deg invitasjoner til senere arrangementer eller annen markedsføring, skjer det bare dersom du har sagt ja til det, eller har fått tydelig mulighet til å reservere deg. Du kan når som helst melde deg av.

Støtteperson / nødkontakt

Ved lange eller krevende arrangementer ber vi om en kontaktperson. Arrangøren bruker denne til å nå noen som kan hjelpe dersom du ikke er tilgjengelig, eller om det skulle oppstå en situasjon som krever rask respons. Når du oppgir en kontaktperson, ber vi deg informere vedkommende om dette. Opplysningene brukes bare til dette formålet.

Klubb, lag og lisens

Klubb eller lag brukes til lagkonkurranser og til å sortere resultater. Mange idrettsforbund krever lisens (forsikring); har du helårslisens, oppgir du klubben den er knyttet til, ellers må det kjøpes engangslisens. Lisensopplysninger kan bli kontrollert mot det aktuelle forbundet.

Hva som publiseres

På deltaker- og resultatlister, på arrangementssidene og i appen publiseres navn, startnummer, klasse, klubb/lag, eventuelt nasjonalitet, og tider. Fødselsdato, adresse, e-post og telefonnummer publiseres aldri. Ved GPS-sporing vises posisjonen din under arrangementet.

Grunnlaget for behandlingen

• Opplysninger som trengs for å gjennomføre påmeldingen og arrangementet: avtale (GDPR art. 6 nr. 1 b).
• Publisering av deltaker- og resultatlister, og nødkontakt: berettiget interesse i å gjennomføre et korrekt og trygt idrettsarrangement (art. 6 nr. 1 f).
• Kvittering og regnskap: rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c).
• Markedsføring: samtykke eller reservasjonsadgang etter markedsføringsloven.

Anonymisering

Ønsker du å delta uten å vises med navn i offentlige lister, kontakt arrangøren eller oss på privacy@elapse.no, helst før arrangementet. Du kan da bestemme hvilke opplysninger som vises offentlig. Det er ikke mulig å melde seg på helt anonymt gjennom den ordinære påmeldingen, og adresse kan ikke fjernes fordi den trengs for gyldig kvittering. Deltakere som er skjult i resultatsystemet, vises heller ikke i appen, og det sendes ikke varsler om dem.

3. Elapse-appen

Appen viser arrangementer, deltakerlister og resultater – de samme opplysningene som er offentlige på arrangementssidene. Du kan markere arrangementer og deltakere som favoritter og få varsel når en favoritt passerer sjekkpunkter og mål.

• Favoritter lagres kun lokalt på telefonen din. Vi har ingen oversikt over hvem du følger.
• Push-varsler sendes via Firebase Cloud Messaging (Google). Når du slår på varsel for en deltaker eller et arrangement, abonnerer telefonen på et «emne» for akkurat det. Google behandler en teknisk varslings-ID og hvilke emner telefonen abonnerer på, for å kunne levere varselet. Vi lagrer ikke denne ID-en. Du kan når som helst skru av varsler i appen eller i telefonens innstillinger.
• Ingen konto, ingen sporing, ingen analyse og ingen annonser.
• Tekniske forespørsler: Når appen henter data, mottar serveren som ved all internettrafikk IP-adressen din. Vi bruker den ikke til å identifisere deg, og vi logger ikke hvem som spør.
• Krasjrapporter: Vi har ikke lagt inn egne verktøy for dette. Har du selv valgt å dele diagnosedata med Apple eller Google, kan vi få anonymiserte krasjrapporter gjennom dem.

Varsler sendes bare om det du selv har valgt å følge, og om viktige driftsmeldinger for arrangementer du følger (for eksempel endret starttid). Vi sender ikke reklame som push-varsel.

4. Nettsiden

• Kontaktskjema og «Sett opp arrangement»: Det du fyller inn (navn, e-post, telefon, arrangement og melding) lagres i vår database og sendes til oss på e-post, slik at vi kan svare deg. Grunnlaget er at du ber oss om noe (tilbud/avtale) og vår berettigede interesse av å følge opp henvendelser.
• Besøksstatistikk: Vi teller sidevisninger uten å lagre IP-adresse og uten egne cookies. Unike besøk beregnes med en kode som byttes ut hver dag og ikke kan spores tilbake til deg.
• Cookies: Nettsiden bruker kun en nødvendig sesjons-cookie for sikkerhet i skjemaer og innlogging.
• Tredjepartsinnhold: Arrangementssidene laster påmelding, deltakerlister og resultater fra RaceResult, og eventuelt kart fra Racemap. Kart på kontaktsiden og avstandsberegning i «Sett opp arrangement» bruker OpenStreetMap-tjenester. Disse tjenestene mottar IP-adressen din når innholdet lastes.

5. Hvem deler vi med?

Vi selger eller leier aldri ut personopplysninger. Vi deler bare med arrangøren av arrangementet du deltar i, og med leverandører og instanser som trengs for å levere tjenesten:

• race result AG (Tyskland) – påmelding, tidtaking og resultater. Se race result sin personvernerklæring.
• CM.com – utsending av SMS.
• SMTP2GO – utsending av e-post.
• Racemap – GPS-sporing under arrangementer der det brukes.
• Google Firebase – levering av push-varsler i appen.
• Apple og Google – distribusjon av appen.
• Webhotell – drift av nettsiden og serveren.
• Idrettsforbund – kontroll av lisens der det kreves.

Leverandørene behandler opplysningene på våre vegne og etter våre instruksjoner. Dersom opplysninger overføres til land utenfor EU/EØS, skjer det med gyldig overføringsgrunnlag, som EUs standardkontrakter.

6. Hvor lenge lagrer vi?

• Påmeldingsopplysninger som ikke publiseres (kontaktinfo, fødselsdato, nødkontakt): så lenge det er nødvendig for arrangementet og oppfølging etter det, og deretter slettes eller anonymiseres de.
• Kvitteringer og regnskapsopplysninger: så lenge bokføringsloven krever.
• Resultatlister: publiseres så lenge de har verdi som idrettshistorikk, med mindre du ber om å bli anonymisert.
• Henvendelser via nettsiden: så lenge det er nødvendig for å følge opp.
• Rå besøkstall: slettes automatisk etter 90 dager.
• Tider brukt til push-varsler: lagres under og etter arrangementet for å unngå doble varsler, og slettes når de ikke lenger trengs.

7. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet, og til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Kontakt oss på privacy@elapse.no. Vi svarer så raskt som mulig og senest innen 30 dager.

8. Avvik og klage

Opplever du feil eller avvik i hvordan opplysningene dine behandles, ta kontakt med oss med en gang på privacy@elapse.no – vi tar personvern på alvor og hjelper deg å løse det. Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du også klage til Datatilsynet.

9. Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når tjenestene endres. Datoen øverst viser siste endring.